Onze samenwerking en privacy
Hoe wij omgaan met de privacy van de personen waarmee we samenwerken
Uiteraard hebben wij voor onze cliënten een Privacy Statement opgesteld. Maar hoe zit dat eigenlijk met de privacy van de dames en heren (en meer) waarmee we samenwerken? In dit blog lichten we dat nader toe.
Privacy beleid conform de AVG
De bescherming van de persoonsgegevens van de personen waarmee we samenwerken is voor ons van groot belang. Er zijn een aantal redenen waarom wij persoonsgegevens verwerken. Bij de AVG wetgeving heet dat de grondslagen. De grondslagen om persoonsgegevens te verwerken van personen waarmee we samenwerken zijn ter uitvoering van onze samenwerking, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om de vitale belangen van onze cliënten en de personen waarmee we samenwerken te beschermen, voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen en om de gerechtvaardigde belangen van ons bedrijf te behartigen.
We verwerken de persoonsgegevens van de personen waarmee we samenwerken voor het afdragen van belastingen en premies, het verwerken van de vergoedingen en (het opstellen van) de samenwerkingsovereenkomst. Daarvoor hebben we NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, geslacht en huwelijke staat, documentnummer en vervaldatum legitimatiebewijs, IBAN, e-mailadres, telefoonnummer(s), voorkeuren en ervaringen.
Deze persoonsgegevens verwerken we op een aantal plaatsen. Zo werken we met een maatwerk applicatie waarmee we onder andere de boekingen en administratie managen van de personen waarmee we samenwerken. Ook kan het nodig zijn dat we de persoonsgegevens delen met onze accountant, juridische en fiscaal adviseurs en instanties zoals Belastingdienst, gemeente en politie, zodat we kunnen voldoen aan onze wettelijke plichten. Volgens deze zelfde wettelijke plichten zijn wij verplicht om fiscale gegevens (loonstroken, jaaropgaven en overige financiële gegevens) 7 jaar te bewaren. Overige gegevens zoals de documenten die we tekenen voor een samenwerking bewaren we 5 jaar. Na deze termijnen worden de gegevens verwijderd.
Bij de AVG wetgeving gaat het niet alleen om plichten. Het gaat ook om rechten. Zo hebben personen waarmee we samenwerken het recht om de eigen persoonsgegevens op te vragen. Dit kan via marike@societyservice.com. Daarnaast is er op grond van de AVG het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), het recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG), het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG), het recht om bezwaar te maken (artikel 21 AVG) en het recht om een klacht in te dienen en het recht op gegevensoverdraagbaarheid, mits aan de in de bovengenoemde artikelen gestelde vereisten is voldaan. Indien een wettelijke grondslag bestaat voor de verwerking van de persoonsgegevens, kan niet worden verzocht om verwijdering van de betreffende persoonsgegevens, tenzij sprake is van één van de in artikel 17 lid 1 AVG genoemde gevallen. In geval het gaat om de gegevensverstrekking ter uitvoering van de samenwerking kan er ook niet worden verzocht om verwijdering van de betreffende persoonsgegevens.
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van, of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Die inbreuk kan ook per ongeluk plaatsvinden. Er is bijvoorbeeld sprake van een datalek indien u een e-mail met persoonsgegevens stuurt aan een verkeerd e-mailadres. Indien er sprake is van een datalek van persoonsgegevens, ongeacht opzettelijkheid of onopzettelijkheid, dan dient dit direct gemeld te worden via marike@societyservice.com. Indien directe melding niet mogelijk is, dient een datalek in ieder geval binnen tien uur te worden gemeld.
Privacy beleid wat verder gaat dan de verplichtingen conform AVG
Door de AVG is de privacy van personen waarmee we samenwerken reeds goed geregeld. Daar doen wij nog een schepje bovenop door te werken met een (wederzijds) geheimhouding beding. Tijdens een samenwerking kunnen personen in aanraking komen met persoonsgegevens van anderen, zoals deze van een andere persoon waarmee we samenwerken of een cliënt. Deze gegevens mogen niet worden gedeeld, vermenigvuldigd of openbaar worden gemaakt.
Tenslotte doen we er alles aan de privacy te waarborgen van de personen waarmee we samenwerken. Dit doen we onder andere door zeer zorgvuldig om te gaan met het beeldmateriaal waarover we beschikken van de personen waarmee we samenwerken. In de online presentatie van het profiel zal alle informatie waarheidsgetrouw zijn, maar dusdanig veralgemeniseerd dat deze informatie niet traceerbaar is. Ook voorzien we de personen waarmee we samenwerken van advies hoe zij zelf de eigen privacy het beste kunnen waarborgen, zowel tijdens boekingen als in de privé sfeer.